Chọn những gì người nhận cần có thể làm
Một người có thể nhận cùng một kết quả vì những lý do khác nhau: để kiểm tra chất lượng, để đưa các tệp vào một công cụ khác hoặc để tiếp tục sản xuất. Hãy xác định mục đích này trước khi gửi liên kết. Đôi khi một bản xem trước là đủ để thảo luận về phạm vi; nhưng chưa chắc đủ để kiểm tra một bản xuất ở kích thước thật.
Hãy yêu cầu một buổi đánh giá cụ thể: những tệp cần mở, những tiêu chí cần xem xét, nơi gửi phản hồi và thời hạn mong muốn. Đừng gửi toàn bộ thư mục làm việc theo mặc định. Những phiên bản bị loại, nhật ký đầy đủ và các tài nguyên không cần thiết sẽ khiến việc lựa chọn khó hơn và có thể để lộ những thông tin không liên quan đến bản giao.
Cách chia sẻ được trình bày ở đây diễn ra trong công cụ hoặc điểm đến của chính bạn. Nó không giả định có một tính năng nhóm, một hệ thống tin nhắn hay một không gian tệp được cung cấp trong phần theo dõi của BriefGPU. Hãy chọn một điểm đến mà người nhận của bạn được phép sử dụng.
Tạo một gói dễ hiểu mà không cần giải thích bằng lời
Hãy đặt cho gói một tên dự án và một số phiên bản, ví dụ collection-v01. Kèm theo một ghi chú ngắn giải thích nội dung và trạng thái: cần đọc lại hay đã chấp nhận. Một bản liệt kê phải cho phép đếm các đầu ra và thấy được các trường hợp ngoại lệ. Hướng dẫn README của Cornell khuyến nghị ghi lại các tệp và thông tin cần thiết để sử dụng chúng; ghi chú của bạn có thể ngắn hơn nhiều so với một hồ sơ nghiên cứu.
Để tiếp tục sản xuất, hãy thêm riêng các cài đặt và phụ thuộc cần thiết. Nếu chỉ cần dùng các kết quả hoàn chỉnh, hãy giữ kho lưu trữ công việc ở phía bạn.
| Thành phần của gói | Câu hỏi mà nó trả lời |
|---|---|
| Đánh giá giao hàng | Dự án nào, phiên bản nào và hành động nào được mong đợi? |
| Kết quả đã chọn | Những tệp nào cần xem xét hoặc sử dụng? |
| Bản kiểm kê | Có bao nhiêu đầu ra và chúng đại diện cho những đầu vào nào? |
| Các ngoại lệ đã xác định | Còn thiếu gì hoặc cần quyết định điều gì? |
| Bảng phản hồi | Làm thế nào để gắn một ý kiến với một tệp và một tiêu chí? |
Ví dụ: một buổi duyệt mười tám hình với ba người
Trong ví dụ giả định này, một người tạo ra mười tám hình, một đồng nghiệp kiểm tra các tham chiếu và một người phụ trách chấp nhận bản dựng để phát hành. Gói v01 chứa mười tám đầu ra cần duyệt lại và một bản kiểm kê. Đồng nghiệp có thể xem các hình và điền vào bảng; người đó không cần sửa các tệp bàn giao.
Yêu cầu là kiểm tra các tham chiếu và dòng chữ, rồi ghi lại những sai lệch kèm mã định danh của hình. Sau đó người phụ trách so sánh bản dựng với các tiêu chí đã thống nhất. Các phản hồi được tập hợp trong một bảng duy nhất trước khi quyết định sửa chữa. Một đề xuất không tự động sửa đổi phiên bản đang được cung cấp.
| Phiên bản đã duyệt lại | Tệp | Nhận xét trong ví dụ | Quyết định |
|---|---|---|---|
| v01 | image-004.png | Tham chiếu in đã trở nên không đọc được. | Sửa trước khi chấp nhận. |
| v01 | image-011.png | Hai người đề xuất một cách căn khung khác nhau. | Người phụ trách chọn tham chiếu cần tuân theo. |
| v01 | Các hình khác | Không phát hiện sai lệch nào trong buổi duyệt dự kiến. | Giữ lại, với điều kiện kiểm tra cuối cùng của gói. |
Thiết lập quyền cho nhiệm vụ được giao
Trong một không gian chia sẻ, hãy mời những người liên quan với quyền truy cập riêng của họ và chọn các quyền phù hợp với công việc. Để duyệt lại các đầu ra, hãy ưu tiên quyền xem tệp và một vị trí riêng cho các bình luận. Dành quyền sửa đổi gói cho người chịu trách nhiệm chuẩn bị bản giao.
Tên gọi và tác dụng của các quyền phụ thuộc vào dịch vụ. Ví dụ, OneDrive phân biệt liên kết dành cho những người cụ thể với liên kết mà bất kỳ ai nhận được đều có thể dùng. Tài liệu của dịch vụ này cũng nêu rõ rằng quyền truy cập chỉ đọc có thể cho phép sao chép hoặc tải xuống. Vì vậy, "chỉ đọc" không có nghĩa là "không thể mang đi". Hãy kiểm tra các tùy chọn thực sự có trong tài khoản của bạn và các quy tắc của nhóm bạn.
Hãy kiểm tra toàn bộ thư mục chia sẻ. Thêm một tệp vào một vị trí đã có thể truy cập có thể khiến nó bị lộ cho cùng những người nhận đó. Hãy chuẩn bị một thư mục riêng cho việc bàn giao để các bản gốc bảo mật, hợp đồng và phương tiện truy cập vẫn nằm ngoài gói.
Giữ mật khẩu ngoài luồng duyệt lại
Đừng cho mượn mật khẩu tài khoản BriefGPU của bạn để trình bày kết quả. Mật khẩu đó cho phép truy cập vào việc theo dõi tài khoản; đó không phải là một quyền hạn giới hạn trên một tệp. Hãy dùng các chức năng chia sẻ của chính nơi lưu trữ của bạn hoặc giao một gói độc lập cho người nhận được phép.
Cũng đừng đưa mật khẩu dịch vụ, khóa riêng tư hay mã truy cập vào ghi chú bàn giao, ảnh chụp màn hình hay lịch sử đơn hàng. Đối với việc cùng làm, mỗi người cần có phương tiện truy cập phù hợp với vai trò của mình. Nếu công cụ chia sẻ của bạn không cho phép các quyền cần thiết, hãy cùng nhóm chọn một cách bàn giao khác.
Người phụ trách đơn hàng có thể cung cấp một bản tóm tắt hữu ích cho dự án mà không đưa thông tin đăng nhập của mình.
Hãy phát hành phiên bản mới khi bạn sửa chữa
Sau các phản hồi trong ví dụ, gói v02 thay thế hai hình đã sửa và giữ lại mười sáu hình còn lại. Ghi chú của gói nêu chính xác hai thay đổi và yêu cầu kiểm tra các sửa chữa này. Ghi chú cũng yêu cầu xác minh rằng gói vẫn chứa mười tám tham chiếu riêng biệt. Các ý kiến về v01 vẫn gắn với v01.
Đừng thay thế một tệp một cách âm thầm giữa lúc duyệt mà không báo cho những người liên quan. Họ có thể bình luận về những nội dung khác nhau dưới cùng một tên. Hãy xác định phiên bản hiện hành trong tin nhắn và trong ghi chú của bạn, rồi nêu rõ phiên bản nào được phép sử dụng sau khi được chấp nhận.
Một người tập hợp các quyết định, lý do và trạng thái của chúng trong bảng chung, kể cả sau một trao đổi bằng lời.
Kiểm tra hành trình của người nhận
Trước khi gửi đầy đủ, hãy để một người có quyền truy cập mở một tệp bằng tài khoản riêng của họ. Kiểm tra quyền truy cập vào đúng thư mục, phiên bản hiển thị, khả năng mở bằng công cụ đích và khả năng gửi phản hồi. Phiên làm việc với tư cách chủ sở hữu của bạn không chứng minh rằng người khác cũng sẽ có quyền truy cập tương tự.
Với một tệp nén, hãy kiểm tra cả việc giải nén và mở thử một mẫu từ bản sao đã nhận. Một tin nhắn "đã nhận liên kết" không xác nhận quyền truy cập, việc tải xuống hay sự chấp thuận. Hãy yêu cầu phản hồi tương ứng với từng bước: đã kiểm tra quyền truy cập, đã hoàn tất xem xét hoặc đã chấp thuận phiên bản.
Sau khi bàn giao, hãy xem lại những quyền truy cập không còn cần thiết. Một số dịch vụ kết hợp cả liên kết lẫn các quyền thừa hưởng từ thư mục cha; vì vậy, xóa một liên kết có thể không xóa hết mọi quyền truy cập. Tài liệu của Microsoft trình bày chi tiết các đường dẫn này trong OneDrive và SharePoint. Một bản sao đã tải xuống sẽ không bị thu hồi chỉ bằng việc xóa liên kết.
Kết thúc bằng một phiên bản được chấp thuận và một quyết định được lưu lại
Việc bàn giao rõ ràng khi người nhận biết phiên bản cần dùng, các giới hạn đã thống nhất (nếu có) và nơi tìm lại các tệp. Hãy lưu quyết định kèm theo bản kiểm kê. Trong ví dụ này, sự chấp thuận áp dụng cho collection-v02 và mười tám hình ảnh của nó; điều đó không đồng nghĩa với việc phê duyệt mọi biến thể của dự án.
Việc đọc gói dữ liệu không thay thế cho việc sao lưu nó. Hãy giữ bản sao cần thiết để bạn tự khôi phục và kiểm tra nó trước khi kết thúc thuê. Phương thức bàn giao này không khẳng định bất kỳ chức năng chia sẻ, thời hạn lưu trữ hay quyền hạn cụ thể nào trên máy chủ thuê: những thông số này phải được kiểm tra trong các công cụ bạn sử dụng.