Wählen Sie, was die Person tun können soll
Eine Person kann dieselben Ergebnisse aus unterschiedlichen Gründen erhalten: um ihre Qualität zu prüfen, die Dateien in ein anderes Tool einzubinden oder die Produktion fortzuführen. Legen Sie diese Aktion fest, bevor Sie einen Link senden. Eine Vorschau reicht manchmal aus, um über einen Bildausschnitt zu sprechen; sie reicht nicht unbedingt aus, um einen Export in Originalgröße zu prüfen.
Bitten Sie um eine gezielte Prüfung: welche Dateien zu öffnen sind, welche Kriterien zu prüfen sind, wo Rückmeldungen eingehen sollen und bis wann. Senden Sie nicht standardmäßig das gesamte Arbeitsverzeichnis. Aussortierte Varianten, vollständige Protokolle und unnötige Ressourcen erschweren die Auswahl und können Informationen preisgeben, die nichts mit der Lieferung zu tun haben.
Die hier beschriebene Freigabe erfolgt in Ihrem eigenen Tool oder Zielort. Sie setzt keine Team-Funktion, kein Nachrichtensystem und keinen in der BriefGPU-Nachverfolgung bereitgestellten Dateispeicher voraus. Wählen Sie einen Zielort, den Ihr Empfänger nutzen darf.
Stellen Sie ein Paket zusammen, das sich ohne mündliche Erklärung versteht
Geben Sie dem Paket einen Projektnamen und eine Versionsnummer, zum Beispiel collection-v01. Fügen Sie eine kurze Notiz bei, die den Inhalt und den Status erklärt: zu prüfen oder abgenommen. Ein Inventar soll das Zählen der Ausgaben und das Erkennen der Ausnahmen ermöglichen. Der README-Leitfaden von Cornell empfiehlt, die Dateien und die für ihre Nutzung nötigen Informationen zu dokumentieren; Ihre Notiz kann deutlich kürzer bleiben als eine Forschungsdokumentation.
Für eine Fortführung der Produktion fügen Sie die nötigen Einstellungen und Abhängigkeiten separat hinzu. Für eine reine Nutzung der fertigen Ergebnisse behalten Sie das Arbeitsarchiv auf Ihrer Seite.
| Element des Pakets | Frage, die es beantwortet |
|---|---|
| Liefernotiz | Welches Projekt, welche Version und welche Aktion werden erwartet? |
| Ausgewählte Ergebnisse | Welche Dateien sollten geprüft oder verwendet werden? |
| Bestandsaufnahme | Wie viele Ausgaben liegen vor und welche Eingaben stellen sie dar? |
| Festgestellte Ausnahmen | Was fehlt noch oder muss noch entschieden werden? |
| Feedback-Übersicht | Wie lässt sich eine Rückmeldung einer Datei und einem Kriterium zuordnen? |
Beispiel: eine Überprüfung von achtzehn Bildern mit drei Personen
In diesem fiktiven Beispiel erstellt eine Person achtzehn Bilder, eine Kollegin prüft die Referenzen und eine verantwortliche Person nimmt das Ergebnis zur Veröffentlichung ab. Das Paket v01 enthält die achtzehn zu überprüfenden Ausgaben und eine Bestandsaufnahme. Die Kollegin kann die Bilder einsehen und die Übersicht ausfüllen; sie muss die Lieferdateien nicht ändern.
Die Vorgabe verlangt, die Referenzen und die Beschriftungen zu prüfen und anschließend Abweichungen mit der Kennung des Bildes zu notieren. Die verantwortliche Person vergleicht danach das Ergebnis mit den vereinbarten Kriterien. Die Rückmeldungen werden in einer einzigen Tabelle gesammelt, bevor über Korrekturen entschieden wird. Ein Vorschlag ändert nicht automatisch die bereitgestellte Version.
| Überprüfte Version | Datei | Beobachtung aus dem Beispiel | Entscheidung |
|---|---|---|---|
| v01 | image-004.png | Die gedruckte Referenz ist unleserlich geworden. | Vor der Abnahme korrigieren. |
| v01 | image-011.png | Zwei Personen schlagen einen anderen Bildausschnitt vor. | Die verantwortliche Person wählt die zu befolgende Referenz. |
| v01 | Weitere Bilder | Keine Abweichung bei der geplanten Überprüfung festgestellt. | Behalten, vorbehaltlich der abschließenden Kontrolle des Pakets. |
Richten Sie die Berechtigungen für die übertragene Aufgabe ein
Laden Sie in einem gemeinsam genutzten Bereich die betroffenen Personen mit ihren eigenen Zugängen ein und wählen Sie die Rechte, die der Arbeit entsprechen. Für die Überprüfung von Ausgaben bevorzugen Sie die Einsicht in die Dateien und einen separaten Ort für Kommentare. Die Änderung des Pakets behalten Sie der Person vor, die für die Vorbereitung der Lieferung zuständig ist.
Die Namen und Wirkungen der Berechtigungen hängen vom Dienst ab. OneDrive beispielsweise unterscheidet zwischen Links für bestimmte Personen und Links, die jede Person nutzen kann, die sie erhält. In der Dokumentation steht außerdem, dass ein Lesezugriff das Kopieren oder Herunterladen ermöglichen kann. „Nur Lesen“ bedeutet also nicht „unmöglich mitzunehmen“. Prüfen Sie die tatsächlich in Ihrem Konto verfügbaren Optionen und die Regeln Ihres Teams.
Kontrollieren Sie den gemeinsam genutzten Ordner als Ganzes. Wird eine Datei an einem bereits zugänglichen Ort hinzugefügt, kann sie denselben Empfängern ausgesetzt werden. Legen Sie einen Ordner speziell für die Lieferung an, damit vertrauliche Originale, Verträge und Zugangsmittel außerhalb des Pakets bleiben.
Halten Sie Passwörter aus dem Überprüfungsablauf heraus
Geben Sie nicht das Passwort Ihres BriefGPU-Kontos weiter, um Ergebnisse zu zeigen. Es gewährt Zugang zur Kontoverwaltung; es ist kein eingeschränktes Recht auf eine Datei. Nutzen Sie die Freigabefunktionen Ihres eigenen Zielorts oder übergeben Sie dem autorisierten Empfänger ein eigenständiges Paket.
Legen Sie auch kein Dienstpasswort, keinen privaten Schlüssel und kein Zugriffstoken in die Liefernotiz, einen Screenshot oder einen Bestellverlauf. Für eine gemeinsame Weiterarbeit muss jede Person über das für ihre Rolle passende Zugangsmittel verfügen. Wenn Ihr Freigabetool die erforderlichen Rechte nicht ermöglicht, wählen Sie mit dem Team eine andere Übergabeform.
Die für die Bestellung verantwortliche Person kann eine für das Projekt nützliche Zusammenfassung weitergeben, ohne ihre Anmeldedaten preiszugeben.
Veröffentlichen Sie eine neue Version, wenn Sie korrigieren
Nach den Rückmeldungen aus dem Beispiel ersetzt das Paket v02 die beiden korrigierten Bilder und behält die übrigen sechzehn. Seine Notiz gibt genau die beiden Änderungen an und verlangt, diese Korrekturen zu kontrollieren. Sie verlangt außerdem zu prüfen, dass das Paket weiterhin achtzehn unterschiedliche Referenzen enthält. Die Rückmeldungen zu v01 bleiben v01 zugeordnet.
Ersetzen Sie eine Datei nicht stillschweigend mitten in einer Überprüfung, ohne die betroffenen Personen zu informieren. Sie könnten sonst unterschiedliche Inhalte unter demselben Namen kommentieren. Kennzeichnen Sie die aktuelle Version in Ihrer Nachricht und in der Notiz und geben Sie dann klar an, welche Version nach der Abnahme zur Nutzung freigegeben ist.
Eine Person sammelt die Entscheidungen, ihre Begründungen und ihren Status in der gemeinsamen Übersicht, auch nach einem mündlichen Austausch.
Überprüfen Sie den Weg des Empfängers
Lassen Sie vor dem vollständigen Versand eine Person mit den vorgesehenen Rechten die Datei mit ihrem eigenen Konto öffnen. Prüfen Sie den Zugriff auf den richtigen Ordner, die sichtbare Version, das Öffnen im Zielwerkzeug und die Möglichkeit, Feedback zu geben. Ihre eigene Sitzung als Eigentümer belegt nicht, dass andere denselben Zugriff haben.
Bei einem Archiv prüfen Sie zusätzlich dessen Entpacken und das Öffnen einer Stichprobe aus der erhaltenen Kopie. Eine Nachricht „Link erhalten“ bestätigt weder den Zugriff noch den Download noch die Abnahme. Bitten Sie um eine Antwort, die der jeweiligen Phase entspricht: Zugriff geprüft, Review abgeschlossen oder Version abgenommen.
Überprüfen Sie nach der Übergabe die nicht mehr benötigten Zugriffe. Manche Dienste kombinieren einen Link mit Rechten, die von einem übergeordneten Ordner geerbt wurden; das Entfernen eines Links kann daher nicht alle Zugriffe beseitigen. Die Microsoft-Dokumentation beschreibt diese Pfade in OneDrive und SharePoint. Eine bereits heruntergeladene Kopie wird durch das bloße Löschen des Links nicht zurückgeholt.
Schließen Sie mit einer abgenommenen Version und einer dokumentierten Entscheidung ab
Die Lieferung ist klar, wenn der Empfänger weiß, welche Version zu verwenden ist, welche vereinbarten Einschränkungen gelten und wo die Dateien zu finden sind. Bewahren Sie die Entscheidung zusammen mit dem Inventar auf. Im Beispiel bezieht sich die Abnahme auf collection-v02 und seine achtzehn Bilder; sie gilt nicht als Freigabe aller Varianten des Projekts.
Das Lesen des Pakets ersetzt nicht dessen Sicherung. Bewahren Sie die Kopie auf, die Sie für Ihre eigene Weiterarbeit benötigen, und prüfen Sie sie, bevor Sie die Miete beenden. Diese Übergabemethode sagt nichts über eine bestimmte Freigabefunktion, Aufbewahrungsdauer oder Berechtigung auf dem gemieteten Server aus: Diese Einstellungen müssen in den von Ihnen verwendeten Werkzeugen geprüft werden.